「帳務小管家 Zero.Net」是我目前使用的記帳軟體之一，大致上來說，它可以滿足很多人的需求，不過有關於代墊付款的處理並不是很方便，也就是說我們常常會遇到替公司或別人墊款的情況(或借錢、還錢)，有時候是用現金有時候則是用信用卡，那這種帳務資料該怎麼記帳呢？雖然論壇中雖然有相關的文章討論(一、二)，但這種方法雖然可以解決收入、支出不對的問題，但是有可能造成銀行餘額的錯誤，進而影響最後資產的統計，所以我提供我個人自己的記法供各位參考(龜毛的記法)，同樣使用帳務小管家記帳的網友也歡迎你提供更好的方法。
【帳戶金額假設】
在說明我的記法之前，先來假設幾個條件，方便我們來核對金額：
- 現金初始金額：100
- 台新銀行初始金額：5000
- 富邦銀行初始金額：3000
- 以上合計總資產共：100 + 5000 + 3000 = 8100
【實例一】
先想想一個問題，假設今天幫公司用「信用卡」暫墊了500元金額，公司會將金額在事後(例如薪資發放日)匯500元到薪資帳戶中：這個問題看起來簡單，但實際上牽扯到幾個問題，例如信用卡費如何繳款，是現金還是銀行轉帳？公司的薪資戶和你支付信用卡的銀行是否相同？會考慮這些問題主要是牽扯到最後的資產統計，就如我引言所提，如果不把你銀行的明細考慮下去，只顧慮到收入、支出的總額是否正確，那麼資產的統計就非常容易出錯。
因此，我們再把問題複雜化、更實例化一點：小明用「台新信用卡」幫公司代墊了500元，事後小明用「台新銀行」還這一筆金額，待薪資發放日時，公司會將500元匯入「富邦銀行」的薪資帳戶中。
在示範我的記法之前，我們自己先想一下：代墊500並收到款項500，所以其實自己的資產總額是不會變，而且代墊或別人還款不應該算是支出或收入，所以在支出、收入的欄位應該維持原狀 → 「0」，而總資產也應該維持不變 → 「8100」，另外，因為台新銀行支付了信用卡的消費，所以在這個帳戶中的金額會變成「5000 – 500 = 4500」，而公司匯款到富邦銀行，因此富邦銀的最後總額會是「3000 + 500 = 3500」
【實例一記帳操作】
要達到上面問題的要求，有一個很重要的步驟是先在「資產」項目中，建立一個「代墊付款」的項目，專門用來記錄暫墊的金額或明細資料，透過這個欄位你也可以清楚知道目前借了多少錢出去或者代墊多少金額。
- [代墊] 新增一筆帳務，由項目「台新信用卡」支付至項目「代墊付款」：也就是向銀行借錢來預付款項，雖然使用信用卡支付會讓你負債500元，但相對的，在代墊付款中你也增加了500元，因此可將之視為資產轉移，所以資產減到負債之後的實際資產總額仍不變的 → 8600 – 500 = 8100。
- [償還信用卡] 由「台新銀行」支付至項目「台新信用卡」，此時已無負債，但台新銀行變為5000 – 500 = 4500元，實際資產總額仍為8100。
- [公司還錢] 由「代墊付款」支付至項目「富邦銀行」，此時代墊付款中的金額為500 – 500 = 0，而富邦銀行為3000 + 500 = 3500，這裡的金錢來源不能由收入項目而來，因為這並非實質的收入，重要的是要讓銀行的總金額正確，才不會影響總資產。
下圖就是最後的記帳結果，由圖中可以看出不管是在支出、收入、銀行餘額、總資產方面，都符合我們的預期
【實例二】
出差的時候常常會遇到預付的金額與公司真正匯款給你的金額有所不同，尤其是在外地出差的食宿費，因此我們在實例一的基礎下，再假設一個延伸的問題：雖然小明預付了500元，但公司是支付600，那如何記帳？
同樣的，在示範記帳步驟之前，先來想想我們預期的結果為何：因為小明只支出了500元，但卻得到600，所以很明顯的多了100元的額外收入，所以富邦銀行的總額會變成3000 + 600 = 3600，總資產部分則8100 + 100 = 8200
【實例二記帳操作】
其實這個範例最重要的部分是那100元，所以前3個步驟和實例一都是相同的，而這一佰元我的記的法是由收入中的「其他收入」(或業外收入)支付至項目「富邦銀行」，這樣就完成了。雖然真正的銀行存簿記錄的可能是一筆來自公司轉入的600元金額，而在帳務小管家呈現的卻是500 + 100，雖然是分成了二筆，但至少總金額方面是對的，各位可以在摘要欄的地方加一些註解，這樣就可方便對照。
有關現金支付的情況也是大同小異，因每個人遇到的案例會不同，所以請自行調整、應變；以上就是我的一些帳務記法，觀念上可能有錯誤，歡迎網友糾正，有更好的方法也請提供給我，另外，如果各位有其他的記帳問題，也可以到論壇中詢問，版主的回應非常快。
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